BouwOffice Release 3.6.1.7 en 3.6.1.8 2021.12.31

Overzicht van de nieuwigheden in BouwOffice versie 3.6.1.7 en 3.6.1.8

BO Finance

Verkoopfacturen makkelijker opvolgen

Via het programma ‘Globaal boeken-Afdrukken’ (FORD-048) in het extra-menu van het programma ‘Orders’ konden E-facturen niet automatisch in bulk worden verzonden. Men diende factuur per factuur via het mail-programma te versturen. Een bijkomende knop is voorzien om facturen in bulk automatisch te verzenden. Een bijkomend selectiecriterium werd toegevoegd om een onderscheid te kunnen maken tussen verzonden en niet-verzonden facturen

Om vervolgens na te gaan of een verkoopfactuur reeds werd verzonden, en op welke wijze (e-mail, e-factuur Codabox/Ixor/Arco) werden in het scherm Globaal (vanuit verkooporders, menu Extra => Globaal) twee extra filtervelden toegevoegd.


Hierin zijn volgende keuzemogelijkheden voor "E-factuur" en "Verzonden"

Graphical user interface, text, application

Description automatically generated Graphical user interface

Description automatically generated with medium confidence

Meerdere PDFs vorderingsstaat aan order koppelen

Sinds versie 3.6.1.6 is het mogelijk om aan een order gemaakt via ‘Betalingsaanvragen verwerken’, automatisch de pdf van de vorderingsstaat te hangen die werd klaar gezet in de map gedefinieerd in de parameter VST_PDF_MAP.

Bij het omzetten van een order tot een factuur wordt op die manier de pdf van de vorderingsstaat automatisch gemerged met de pdf van de factuur zodat de bouwheer dit als 1 pdf kan ontvangen.

Deze functionaliteit werkte echter niet indien meerdere projecten van dezelfde klant werden samengevoegd tot 1 order. Sinds versie 3.6.1.7 worden ook de pdfs van meerdere betalingsaanvragen die verwerkt worden tot 1 order mee overgenomen op het order zodat de vorderingsstaat van alle projecten op het order aan de factuur kunnen gehangen worden.

Wanneer Bouwoffice is geconfigureerd om betalingsaanvragen voor dezelfde klant samen te voegen tot 1 order krijg je onderstaande vraag. 

Wanneer je ‘OK’ kiest wordt er in onderstaand voorbeeld 1 order (en dus 1 factuur) gemaakt per klant waar meerdere projecten/vorderingsstaat periodes kunnen op staan. De gevonden PDF’s worden aan het order gehangen en kan je opvragen met de blauwe ‘i’ (GINS-003). Bij het boeken van het order worden dan de pdfs  uit scherm GINS-003 automatisch aan de factuur gehangen.

e-Invoice: Verrijking van XML

Vanaf nu wordt bij het ontvangen van e-facturen een PDF als visuele support bijgevoegd in de XML van de Peppol BIS3 e-facturen (hoewel dit strikt genomen niet meer hoeft).

Indien jullie de e-Invoice module nog niet gebruiken, contacteer jullie consultant of verkoop@kpd.be

e-Invoice: aankoopjournaal in functie van transfermethode

e-invoice stelt voortaan een aankoop journaal voor op basis van de gekozen transfermode, maar het journaal blijft te allen tijde wijzigbaar. Deze zijn in BO Finance dossier-afhankelijk, in WIC niet altijd. Deze verbetering vermindert de kans op menselijke fouten bij het inboeken van facturen.

  • Voor transfermode Finance: kijk naar Dossiers => Standaard journaals. 
    Voor facturen en creditnota’s worden resp. de journaalcodes van LFACEINV en LCNEINV overgenomen.

  • Voor transfermode Logistiek: kijk naar Dossiers => Standaard journaals. Zowel voor facturen als creditnota’s wordt journaalcode van LWFAC overgenomen. (Ter info : hier wordt bij het openen van het scherm factuurgoedkeuring bepaald in welk journaal uiteindelijk geboekt wordt)

  • Voor transfermode WIC: kijk naar WICMan, parameters F_JOURNAAL en C_JOURNAAL. 
    Indien deze niet dossierafhankelijk zijn bepaald, wordt gekeken naar de algemene instelling

Indien jullie de e-Invoice module nog niet gebruiken, contacteer jullie consultant of verkoop@kpd.be

Automatische naamgeving verkoopfacturen

Bij afdrukken van facturen via het Orderbeheer bestond reeds de mogelijkheid om een pdf van de factuur op een vooraf gedefinieerde directory te plaatsen. Bij de opmaak van de bestandsnaam van deze pdf kon men gebruik maken van o.m. de dossiercode, het journaal, het documentnummer en de klantcode. Nu wordt ook de analytische plaats hieraan toegevoegd (mnemonic <APLC>).

  • Factuur vanuit BO Finance Order : analytische plaats van de hoofding van het order (f_order)
  • Factuur vanuit SIS Orderbeheer : eerste (volgens volgorde orderlijn) analytische plaats van de orderlijn (b_orderlijn)
  • Factuur vanuit BO Immo : analytische plaats van de projectfase (i_projectfase)
  • Indien de analytische plaats na deze stappen leeg of '0' is, dan de eerste (volgens volgnummer boekingslijn) analytische plaats van de factuur (f_boeking)

Export limietaanvraag/kredietverzekering BNP Paribas Fortis Factor

Men kan nu ook een export maken van de kredietverzekeringen voor BNP Paribas Fortis Factor. Deze export levert twee csv-bestanden op. Eén met de kredietverzekering per klant en één met de openstaande saldi per klant. Deze export kan uitgevoerd worden via “BO Finance > Klanten > Rapporten > Vervaldagenbalans” en daar dan op het knopje “BNP FORTIS” klikken.

Volgende parameters zijn hiervoor van toepassing

BNPFACTOR_CONTRACTNR
  • Nummer dat u bij aanvang van uw contract door BNP Paribas Fortis Factor toegekend wordt.
  • Het contractnummer bestaat uit 7 karakters, dus inclusief voorloopnullen.

BNPFACTOR_REKENINGNR

  • Het rekeningnummer is een aan het contract gelinkt nummer.
  • Dit nummer identificeert in welke rekening de debiteurengegevens geboekt dienen te worden.
  • Dit nummer krijgt u eveneens toegekend bij aanvang van uw contract.
  • Het rekeningnummer bestaat uit 3 karakters, dus inclusief voorloopnullen.

Varia

  • Voorheen moesten CODA-files manueel gedownload worden vanuit ISABEL en daarna ook manueel worden ingelezen in Finance. Nu bestaat de mogelijkheid om beide processen automatisch via een scheduled task te laten verlopen.
  • Rapport FGBK-09012 - Proef & Saldi-balans kolommen per periode (excl. 0-saldo's).
    Nieuwe variant van dit rapport waarbij 0-saldo's niet getoond worden.


BO Project

Vorderingstaat binnen THV

Hoeveelheden van een vorderingsstaat in het ene dossier kan je voortaan overnemen in een vorderingsstaat van een ander dossier.

In een combinatie met een THV (tijdelijke handels vereniging) zal de vorderingsstaat voor het eigen deel in het eigen dossier worden bijgehouden, terwijl de overkoepelende vorderingsstaat zich in het dossier van de THV bevindt. Het gevolg hiervan is dat de uitgevoerde hoeveelheden op 2 plekken moeten ingevoerd worden. 

Het is nu mogelijk deze hoeveelheden in de vorderingsstaat van het eigen bedrijf in te geven en daarna deze hoeveelheden over te nemen in de THV Beide dossiers dienen zich te bevinden binnen dezelfde database.

  

Werkwijze :

Men vertrekt vanuit de doel-vorderinsstaat. In het programma ‘Ingave Vorderingsstaat’, onder het tabblad ‘Posten’ is via het menupunt ‘extra’ de mogelijkheid ‘Importeer hoeveelheden extern dossier’ voorzien.

Afbeelding met tekst

Automatisch gegenereerde beschrijving

Men dient het dossier vanwaar zal geïmporteerd worden in te vullen, evenals de uitvoeringskode en periode van de bron-vorderingsstaat. Bij de behandeling van de hoeveelheden kan men kiezen tussen ‘hoeveelheden overschrijven’ (default-instelling) of de ‘hoeveelheden optellen'. De import zal gebeuren op basis van het meetstaatnummer van de posten.

Export werknemersgegevens

Klanten die personeelsgegevens nog bijhouden in BO Project in plaats van in dagrapporten kunnen vanaf versie 3.6.1.7 het email adres van een werknemer exporteren en importeren in het scherm BBIB-100 (BO Project > Bibliotheken > Personeel > Extra: Import Werknemers/ Export werknemers)

Mnemonic bij prijsaanvragen

In BO Project heb je onder BO Project > Instellingen > Teksten > Email > Body prijsaanvraag voorcalc. de mogelijkheid om in de email van een prijsaanvraag gebruik te maken van de mnemonic #RUBRIEK. Deze mnemonic drukte de omschrijving van de rubriek af en niet de code van de rubriek.

In deze versie werd een mnemonic #RUBRIEKCODE voorzien die de code van de rubriek afdrukt. De werking van de mnemonic #RUBRIEK blijft ongewijzigd, namelijk de omschrijving van de rubriek afdrukken

Meerdere e-mailadressen op werffiche

Het veld e-mail van de bouwplaats (Werffiche > Adressen > Bouwplaats) werd uitgebreid tot 2000 karakters zodat meerdere ontvangers hierin kunnen gedefinieerd worden. Bij het gebruik van vrij lange domeinnamen (vb. voornaam.naam@bouwbedrijf-construction.be) of door combinatie van meerdere  werd het max. aantal karakters al snel bereikt.

Verbetering Dossiersecurity

Vroeger kon een gebruiker die geen toegang had tot dossier X, via de selectie 'Alle werven' toch de werven zien van dossier X. Dit is nu aangepast. Bij de optie ‘Alle werven’ zie je nu enkel de werven van de dossiers waar je rechten op hebt.

BO Logistiek

Overbrengingsbon werknemer

In een behoeftebon kan een werknemer die de aangevraagde items bvb. zal komen ophalen, opgegeven worden. Indien deze behoeftebon wordt verwerkt naar een overbrengingsbon, dan wordt deze werknemer vermeld  op de overbrengingsbon onder het tabblad “behoeftebon”.


Wanneer de logistieke facturatie uitgevoerd wordt, dan zal deze werknemer ook getoond worden in het scherm “facturatie > raadplegen facturatie”. 
Via de excel-export van de grid van “raadplegen facturatie” kan men dan opvolgen wie de afgelopen periode wat heeft mee genomen.

Verbetering aan factuurafstemming

Bij factuurafstemming diende men steeds een onderscheid te maken tussen de facturen die via de Logistiek dienden afgestemd te worden (aankopen magazijn bv) en de facturen die afgestemd werden in WIC (projectaankopen). 

Door deze aanpassing worden de receptielijnen uit de logistiek ook zichtbaar gemaakt in de factuurafstemming van WIC. Ze kunnen dan volledig binnen WIC verder afgehandeld worden. 

Middel verplicht bij artikel

Bij de definitie van een artikel via BO Logistiek > Artikelen (MBIB-008) kon het middel van dat artikel leeg worden gelaten. Leeg was voor de code namelijk ook een geldige waarde. Een dergelijk artikel zorgde dan later in het proces voor problemen bij Overdracht Nacalculatie. Vanaf versie 3.6.1.8 dient een artikel bij het aanmaken een geldig middel te hebben. 'Leeg' is nu geen geldige waarde meer als middel op een artikel. 

Klanten die reeds gebruik maakten van het feit dat een leeg middel ook een geldige waarde was werden toegevoegd aan een uitzonderingslijst zodat ze kunnen blijven verder werken zoals vroeger.

Verbeteringen rond keuringen

  • Bij de indienstelling van een materieelstuk kan nu ook reeds automatisch een eerste keuring aangemaakt worden. De datum van de eerste keuring wordt dan bepaald op basis van de datum van indienststelling en het interval aangegeven in het keuringstype.
  • Extra velden met opmerkingen in het tabblad ‘Keuringen’. Via de Keurings App (Inspections App) kan de gebruiker 2 opmerkingen invullen : ‘opmerking huidige keuring’ en ‘Locatie opmerking’. Enkel de eerste opmerking werd in de Logistiek overgenomen. In het tabblad ‘keuringen’ is nu ook een tweede veld toegevoegd voor de ‘Locatie opmerking’.
  • Op het rapport ‘Overzicht Keuringen’ (MBIB-22001) wordt via 3 kolommen de keuringstoestand van een materieelstuk aangeduid : goedgekeurd, herstelling, afgevoerd. Er is een vierde kolom toegevoegd met de aanduiding N.A. (niet aangeboden).

Rapport voor bestellijst

In versie 3.6.1.8 werd een nieuw rapport 'Bestellijst invulblad' toegevoegd. Dit nieuwe rapport kan gevonden worden onder BO Logistiek > Artikelbeheer > Rapporten -> Bestellijst > 002 - Bestellijst invulblad.

Dit rapport (afdrukbaar op papier of in excel) laat toe  de voorgestelde bestellingen nog eens te controleren vooraleer ze effectief als bestelling worden aangemaakt vanuit Inkoop > Bestellijst.

Extra veld in Bibliotheek Bekisting

Het veld "Investeringscode" dat reeds beschikbaar was onder “Bibliotheek > Individueel” en “Bibliotheek > Collectief” is nu ook beschikbaar in het scherm “Bibliotheek > Bekisting”: 

Extra velden 

In export excel Collectief Materieel en Artikelen

  • In de excel-export die opgeroepen kan worden via het excel-icoontje linksboven in de knoppenbalk, is nu ook het gereserveerde aantal uit de behoeftebonnen opgenomen.

In historiek behoeftebonnen

  • Groep toegevoegd in grid
  • Subgroep toegevoegd in grid
  • Vinkje toegevoegd in hoofding om enkel reservaties op te roepen

In artikels - Opzoekingen

Volgende velden zijn nu toegevoegd in de grid:

  • Gereserveerd (algemeen niveau)
  • Gereserveerd (dossierniveau)
  • Gereserveerd (depot-niveau)
  • In bestelling (depot)
  • In bestelling (overig)
  • Stock per dossier

BO Admin

  • In versie 3.6.1.8 werd in BO Admin de check box  ‘App Only’ bij gezet in het overzicht scherm van de gebruikers (BO Admin > Gebruikers > Gebruikers) . Op die manier zijn de gebruikers die enkel de KPD apps gebruiken makkelijker op te zoeken.
  • Uitbreiding van het rechtensysteem voor menupunten van BO Logistiek. De volgende schermen hebben vanaf nu ook de mogelijkheid om DAM-rechten toegewezen te krijgen via BO Admin:
    • Module LOG - mutaties - receptiebon
    • Module LOG - mutaties - overbrenging
    • Module LOG - mutaties - bestelbon 
    • Module LOG - mutaties - behoeftebon - magazijnier 
    • Module LOG - facturatie - verbeteringen 

 


 

Was this article helpful?

Can’t find what you’re looking for?

Our award-winning customer care team is here for you.

Contact Support